Hoy en día existen cientos de herramientas digitales para simplificar la gestión de tu Pyme y quizá conozcas solamente algunas de ellas. Incluso es posible que no te hayas animado a explorarlas e incluirlas en tu quehacer diario.

También cabe la posibilidad de que desconozcas la enorme oferta de herramientas digitales que existe y las posibilidades que te ofrecen, ya que los rubros y beneficios son muy diversos. Pero la verdad es que utilizar herramientas digitales significa un ahorro de tiempo y dinero considerable, ayudan a profesionalizar y fortalecer la imagen de tu marca y, en suma, vuelven tu empresa más productiva. Todo esto se traduce en un crecimiento constante y en un aumento de tus ventas.

Ya sea que se trate de una microempresa o que desees desarrollar tu marca personal, te invitamos a conocer algunas herramientas que te ayudarán a tener todos los procesos de gestión de tu negocio bajo control.

Servicios de almacenamiento en la nube

Los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen un sinfín de posibilidades para las Pymes y, aunque todavía existe cierta resistencia para el uso de esta tecnología, la respuesta ha sido bastante positiva. La Encuesta Pymes y Tecnología realizada en 2013 por parte de la National Small Business Association, reveló que el 43% de las Pymes en los Estados Unidos ya utilizaba el los servicios de almacenamiento en la nube.

Pero aunque esto puede parecer poco, el cambio ha sido acelerado, ya que en el año 2010 solamente un 5% de las empresas usaba este tipo de servicios. Y si encontramos que para el 2013 hubo un aumento del 38%, significa que el uso de la nube al día de hoy se encuentra mucho más normalizado y que seguirá en aumento año con año.

Sin embargo, es una realidad que algunas pequeñas empresas siguen poniendo cierta resistencia al cambio tecnológico, pero esto se debe principalmente a una falta de familiaridad con ciertos servicios como la nube y a que muchos de los empresarios desconoce los beneficios que puede le aportar.

Además de ofrecer respaldo de información y un espacio de almacenamiento adaptable a tus necesidades, los servicios de almacenamiento en la nube significan seguridad para tus datos y son una vía para agilizar el flujo de información y facilitar el trabajo en equipo, según detallaremos a continuación.

Datos seguros, empresas prósperas

La información almacenada en el disco duro de tu ordenador puede perderse en un parpadeo si no se cuenta con un respaldo actualizado. Esto puede ocurrir por distintas circunstancias entre robo, pérdida, daños permanentes al equipo o por simples errores humanos. Además, un ordenador conectado a Internet puede ser blanco fácil para ataques cibernéticos y con ello estás comprometiendo no solo información valiosa como tus datos financieros, sino tu cartera de clientes, tu propia identidad y la seguridad de tu negocio en general.

Los ataques cibernéticos son una forma de fraude que va a la alza. Desgraciadamente, las empresas son los blancos favoritos de los hackers y las Pymes no son la excepción. Incluso son más vulnerables que las empresas de mayor tamaño, que suelen tener sistemas especializados para salvaguardar información confidencial, mientras que las Pymes rara vez cuentan con sistemas de seguridad confiables.

Por si fuera poco, el 60% de las Pymes que son víctimas de ciberataques, desaparecerá dentro de los siguientes seis meses. La solución para prevenir los ataques cibernéticos que pueden significar robo de identidad o fuga de información, se encuentra en el cifrado y respaldo de información.

El almacenamiento en la nube garantiza un respaldo constante de tu información y se adapta a tus necesidades de espacio de almacenamiento. Hay ciertos servicios de almacenamiento que pueden darte mucha seguridad para alojar tu información en servidores remotos con cifrado de información. Por ejemplo, el paquete pCloud Business incluye el servicio pCloud Crypto para que tus datos estén cifrados desde antes de ser subidos a la nube, garantizando la seguridad máxima que tu Pyme necesita.

El sistema de pCloud Crypto es tan confiable que la compañía lanzó un reto durante 6 meses, convocando a los mejores hackers del mundo para que tratasen de acceder a archivos protegidos a cambio de un bono de 100 mil dólares. Ninguno de ellos logró hacerlo, a pesar de haber contado con participantes de prestigiosas universidades como Boston y Berkeley.

Otro servicio de almacenamiento con versiones especiales para empresas es G Suite, donde puedes enviar correos electrónicos desde el dominio de tu empresa y 30 GB de almacenamiento por usuario. G Suite ofrece una tarifa de 5 USD por usuario al mes.

Información al alcance de tu equipo de trabajo

Tus servicios en la nube pueden brindarte la posibilidad para organizar a tus colaboradores en equipos de trabajo a través de las carpetas compartidas. Busca los servicios que ofrezcan carpetas compartidas que facilitan el intercambio de información y dan a tus colaboradores la posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Las personas invitadas a ver o editar las carpetas compartidas, estarán al tanto de cualquier cambio y cualquier avance en el proyecto en cuestión y esto es absolutamente fascinante y conveniente.

Una característica importante que deberías buscar en este tipo de servicios, son los distintos niveles de acceso de forma individual. En pCloud Business, por ejemplo, puedes designar a uno o más administradores, autorizar quiénes pueden editar y quiénes tienen acceso de sólo lectura.

En las carpetas compartidas cuentas con la posibilidad de hacer anotaciones y comentarios en cada documento. Además, toda la actividad de tu equipo de trabajo quedará registrada y puedes acceder a versiones anteriores para tener todo bajo control.

También puedes enviar enlaces de descarga para que tus clientes puedan acceder a los documentos y revisar el avance de los proyectos. Todo esto facilita el flujo de información y de trabajo y se traduce en bienestar por parte de tus colaboradores, socios y clientes, además de conseguir un aumento en la productividad.

Softwares de facturación y contabilidad

Quickbooks online es una herramienta gratuita que te ayuda a gestionar toda la parte contable de tu pequeña y mediana empresa. Registra todos los ingresos y egresos, registra tu inventario y tenlo siempre al día.

También te permite hacer el cálculo de las nóminas y gestionar las facturas. Puedes crear y guardar todas tus facturas electrónicas y recibos tomando una fotografía con tu móvil. Cuenta con una aplicación móvil para llevarlo contigo a todas partes. Esta herramienta ofrece un periodo de prueba gratuito por 30 días y planes Inicial, Esencial o Plus por 14, 21 y 29 € al mes, respectivamente.

Otra gran herramienta contable es Xero, ideal para tener un control sobre el flujo de tus gastos y ganancias en tiempo real. Se conecta con tu cuenta bancaria y se sincroniza automáticamente. Tu inventario se ajusta automáticamente al rastrear tus compras y ventas.

Además crea un respaldo automático de todas tus transacciones y también cuenta con una aplicación descargable para tu móvil. Puedes probarlo 30 días de forma gratuita o elegir entre el plan básico, standard o premium por 20, 30 y 40 USD al mes, respectivamente.

Permite a tus clientes pagar en línea para que recibas el pago cuanto antes y se vincula con otras aplicaciones como PayPal.

Conmutador virtual

Un conmutador virtual pone al alcance de tu Pyme una tecnología que había sido exclusiva de las grandes empresas. Entre las ventajas de contar con un conmutador virtual se encuentra el ahorro, ya que los procesos son automáticos y no necesitas invertir en personal que esté a cargo de recibir tus llamadas telefónicas. Además, los equipos de conmutador tradicionales suponen un alto costo, igual que la instalación y mantenimiento, mientras que el conmutador virtual resulta mucho muy económico, se instala de forma inmediata y todo eso lo hace ideal para pequeños empresarios.

El conmutador virtual te permite atender las llamadas desde cualquier dispositivo, sea tu ordenador, teléfono inteligente o tablet. Puedes programar el menú de tu conmutador virtual para guiar las llamadas de forma automática y dirigirlas a la persona correcta. También puedes dar atención a tus clientes si te encuentras fuera de la oficina o si eres un microempresario que trabaja desde su hogar.

El uso de un conmutador virtual te da seriedad y ayuda a proyectar una imagen exitosa de ti y tu negocio. Otra ventaja que te da esta herramienta es la privacidad, pues ya no tienes que dar tu número telefónico personal a clientes ni colaboradores y tampoco tendrás que atender llamadas cuando te encuentras ocupado, ya que puedes programar horarios para atender las llamadas y escuchar los mensajes de tus clientes para comunicarte con ellos en cuanto lo desees.

Herramientas para crear tu blog y sitio web

Como seguramente sabes, en estos días es indispensable contar con un sitio web para tu empresa porque es la mejor forma de ganar presencia en el mundo virtual. El sitio web es tu carta de presentación y una vía de contacto con tus clientes y prospectos, ya que ellos buscarán información sobre tu empresa, productos o servicios antes de concretar una compra.

Pero tu objetivo no debe ser ofrecer productos y servicios directamente, sino dar información valiosa que ayude a los usuarios a resolver necesidades específicas. Por eso la mejor manera para atraer visitantes a tu sitio web y redes sociales, es por medio de la publicación de contenidos relevantes para tu público objetivo a través de un Blog Corporativo.

Especialízate en marketing de contenidos para que aprendas a ofrecer lo que tu público desea. Las posibilidades para crear contenidos son infinitas entre noticias, reseñas de productos, tips de mantenimiento, recetas, entrevistas de expertos, videos, webinars y formas de entretenimiento para ganarte al público.

Crear un sitio web y un blog puede parecer complicado, pero por suerte existen herramientas muy sencillas que te ayudarán a dar el primer paso. Por ejemplo Wix, uno de los sitios más populares para crear un sitio web sin tener conocimientos de programación, es muy intuitivo y te guía a través de todo el proceso sin mayores complicaciones.

Otra herramienta similar es WordPress, la cual te permite crear un blog de manera gratuita. Es ideal para pequeñas empresas que inician su aventura digital y que desean proyectar una imagen más profesional.

Por otro lado, Site123 también te permite crear tu sitio web de manera gratuita con 500MB almacenamiento y 1GB de banda ancha. La versión Premium incluye 10 GB de almacenamiento, 5 GB de banda ancha y conexión de dominio por 9 € al mes.

Para aprovechar al máximo estos servicios sin comprometer el espacio de almacenamiento de las plataformas gratuitas ni de tus dispositivos, puedes combinarlos con las carpetas públicas de pCloud. Con las carpetas públicas puedes crear enlaces para cada archivo guardado. Así, al momento de incluir imágenes y vídeos en las entradas de tu blog o sitio web, éstas quedarán alojadas en la nube.

Y tú ¿qué estás esperando?

Ahora que ya conoces algunas herramientas digitales y cómo pueden simplificar muchos procesos para tu pequeña empresa, seguramente querrás probar aunque sea un par de ellas cuanto antes.

Sabemos que cuando una empresa acaba de consolidarse, es común que una sola persona se haga cargo de cumplir distintas funciones administrativas entre la contabilidad, la gestión del sitio web y las redes sociales, el contacto con clientes y proveedores o el manejo del inventario. Por eso es que muchas veces no se da abasto y puede poner en riesgo la estabilidad económica de la pequeña o mediana empresa.

El fracaso de las pequeñas y medianas empresas casi siempre se debe a una mala gestión, ya sea por falta de especialización o por no contar con los medios adecuados. La falta de especialización puede solucionarse a través de una capacitación constante en las áreas que el empresario requiera, mientras que la mayoría de los medios adecuados están a su alcance gracias a las herramientas digitales.