Los sistemas almacenamiento en la nube han revolucionado la vida de muchas personas, instituciones y empresas porque facilitan los procesos de guardar, administrar y compartir información.

Sin embargo, todavía hay quienes no utilizan la nube o que lo hacen con reservas, ya sea porque desconocen la oferta que hay en el mercado, porque no han encontrado una opción que se adapte por completo a sus necesidades o porque sencillamente no tienen claro todas las maneras en que pueden aprovechar este tipo de servicios.

A lo largo de este artículo hablaremos sobre cómo elegir un servicio de almacenamiento en la nube de acuerdo con tus necesidades y para esto hablaremos sobre qué características deberías considerar entre los diferentes planes. También expondremos distintas formas en que puedes aprovechar la nube para sacar el máximo provecho.

Elige tu servicio de almacenamiento en la nube

Hay algunos factores que debes tomar en cuenta antes de elegir entre los diferentes proveedores y paquetes que ofrecen, ya que la decisión siempre debe ir de acuerdo con tus necesidades.

En primer lugar debes considerar ¿Quién o quiénes usarán el servicio? ¿Es para uso personal, institucional o corporativo? ¿Qué tipo de información se va almacenar? ¿Hay información delicada o confidencial? ¿Qué necesidad o necesidades quisieras resolver mudando tu información a la nube? Responder a estas preguntas te guiará en el proceso de elección.

Espacio de almacenamiento

Si has respondido las preguntas y tienes claro quiénes usarán el servicio y con qué finalidad, te será más sencillo calcular qué tanto espacio necesitas. Si quieres tener un servicio de almacenamiento en línea de uso personal para tener respaldo de tus documentos más importantes, un espacio de entre 10 y 20 GB suele ser suficiente.

Sin embargo, no todas las personas tienen los mismos hábitos y las necesidades pueden variar. Por eso la forma más simple para calcular cuántos GB requieres, es dando una ojeada al espacio que utilizas en tu disco duro interno, discos duros externos y dispositivos móviles.

Para las empresas e instituciones, un espacio de menos de 100 GB rara vez llega a ser suficiente, por lo que deben calcular sus necesidades de almacenamiento con el apoyo del departamento de informática. La mayoría de los proveedores cuenta con planes premium que ofrecen entre 1 y 2 TB de almacenamiento que suelen ser suficientes.

Seguridad

La seguridad es un factor importante que deberías considerar. Aunque los niveles de seguridad son mayores en la nube en comparación con el almacenamiento local, asegúrate de conocer los términos referentes a la seguridad de cada servicio antes de contratar.

También deberías saber dónde están alojados los servidores porque cada país tiene regulaciones distintas en lo referente a la privacidad de los datos. Por ejemplo, las leyes de Estados Unidos pueden permitir que tus datos sean vistos por terceros.

Si manejas información delicada y la seguridad es primordial para ti, opta por un servicio de alta seguridad. Esto significa que la información queda cifrada antes de ser subida a la nube. Algunos ejemplos de proveedores que brindan la más alta seguridad con este tipo de cifrado son: pCloud Crypto, Tresorit y Sync.

Hay empresas e instituciones que prefieren evitar la nube pública y optar por servicios de almacenamiento privados o bien, contratar un servicio híbrido para que poner al alcance de sus colaboradores los archivos que desean, mientras pueden salvaguardar la privacidad de la información más importante.

¿Plan gratuito o Premium?

Elegir entre un plan gratuito o Premium tiene mucho que ver con tus necesidades de almacenamiento porque los planes gratuitos siempre ofrecerán un espacio considerablemente menor. Es por ello que no se recomiendan para usos institucionales o corporativos. Ni siquiera las pequeñas y medianas empresas se darían abasto con un plan gratuito.

Si la mayoría de los documentos que vas a almacenar son textos en formatos como Word, Excel y PDF, menos de 10 GB suelen ser suficientes. Pero si por ejemplo eres un apasionado de la fotografía o tu profesión exige el uso constante de imágenes y videos, es posible que alcances el límite de almacenamiento de los planes gratuitos en poco tiempo y te convenga elegir un plan de pago.

Pero la capacidad de almacenamiento que brindan los planes gratuitos puede variar enormemente—hay servicios que dan hasta 2 GB y otros que pueden darte 50 GB—y es conveniente comparar las distintas opciones.

Los proveedores con planes gratuitos que te dan más espacio son:

Mega 50 GB

Google Drive 15 GB con posibilidad de ampliarlo a 30 GB

pCloud 10 GB con posibilidad de ampliarlo a 20 GB

Por otro lado, el costo de algunos planes Premium puede parecer elevado, pero hoy existe tanta oferta en el mercado, que puedes encontrar el tuyo fácilmente. Si el servicio está pensado para uso institucional o corporativo, el plan Premium puede resultar un ahorro porque resulta mucho más económico en comparación con otros sistemas de almacenamiento tradicionales. Esto se debe a que es el proveedor del servicio quien proporciona el hardware y las aplicaciones.

Entre los planes que te dan más espacio de almacenamiento al mejor precio se encuentran:

pCloud: 2 TB por 9.9 € por mes / 95 € por año / un solo pago de 250 € para toda la vida

Dropbox: 2 TB 9.9 € por mes / 99 € por año

Google Drive: 1 TB por $ 9.99 por mes

Además del espacio de almacenamiento, deberías considerar otras características que varían cada proveedor como son: límite de almacenamiento, restauración de archivos, velocidad de carga y descarga, límites para el tamaño de los archivos y aplicaciones, sólo por mencionar algunas. Estas características suelen ser más completas y mejoradas en planes premium.

Cómo aprovechar el almacenamiento en la nube

Ahora que tienes una mejor idea sobre cómo elegir el servicio de almacenamiento en la nube que más te conviene, veremos algunas maneras en las que puedes utilizarlo para sacar el mayor provecho.

Respalda tus archivos y documentos

Esta es la función más obvia y quizá la principal razón por la que quieres usar o has usado un servicio de almacenamiento en la nube. Tener un respaldo garantiza que no vuelvas a perder documentos y archivos importantes, ya sea por errores humanos o por fallos técnicos. Pero debes hacerlo sabiamente para que tu servicio de almacenamiento en la nube sea lo más funcional posible.

Ya que la nube te permite contar con más espacio de almacenamiento, el único inconveniente es que en el proceso podrías almacenar más elementos de los que necesitas realmente. Un error común que se comete al hacer un respaldo—sobre todo las primeras veces—es subir absolutamente todos los archivos que se encuentran almacenados en tu ordenador sin haberlos revisado previamente.

Si no revisas el contenido de tus discos duros antes de hacer el respaldo, podrías ocupar tu precioso espacio de almacenamiento con archivos basura, incluso con archivos de otros usuarios, especialmente cuando usas el ordenador de tu empresa y nunca te diste el tiempo para borrarlos.

Guarda tus fotos y videos

Contar con cámaras digitales y teléfonos móviles ha provocado que nuestra comunicación sea cada vez más visual y que almacenemos una gran cantidad de imágenes y videos. Pero hay formatos para este tipo de archivos que pueden ser muy pesados y ocupar gran parte de la memoria de tus dispositivos.

Afortunadamente puedes usar los servicios de almacenamiento en la nube para liberar espacio del disco duro de tu ordenador, de las tarjetas de memoria de tu cámara y de la memoria interna de tu smartphone para optimizar su rendimiento.

La nube te facilita la vida porque tus fotos y videos estén en un mismo lugar pero además puedes acceder a ellos desde el dispositivo que quieras, siempre que tengas conexión a Internet.

Recuerda deshacerte de las fotos duplicadas en tu smartphone, ya que al enviar una imagen a través de los servicios de mensajería como Whatsapp y Telegram, suele guardarse una copia de la misma sin que nos demos cuenta. Lo mejor será que instales una App especial para eliminar archivos duplicados como Duplicate Files Fixer o CC Cleaner y la ejecutes antes de realizar la sincronización.

Crea carpetas compartidas

Una de las mayores ventajas de la nube es la posibilidad de compartir carpetas con otros usuarios para que puedan ver, editar y descargar documentos. Este sistema facilita el trabajo en equipo, aún cuando los colaboradores no se encuentran físicamente en el mismo sitio, pues los invitados a la carpeta comaprtida pueden ver y editar los archivos desde donde se encuentren.

Esta característica ha tenido un impacto muy positivo en empresas e instituciones, incluyendo instituciones educativas, ya que facilita la comunicación y participación entre todos los involucrados. El proceso para compartir es muy simple: se envía un link a los colaboradores y esto les permite el acceso. Solamente se necesita estar dado de alta en el sitio del proveedor con una cuenta de correo electrónico.

Libera espacio y ordena tu información

Antes de migrar tu información a la nube, date un tiempo para revisar las carpetas de tu ordenador y deshacerte de lo que ya no necesitas. También es importante que en este proceso logres clasificar los archivos de tu ordenador, ya que esto te facilitará mucho la tarea de encontrar archivos perdidos. Verás que resulta mucho más sencillo de lo que parece.

Si solamente te ha dado tiempo para clasificar una parte de los archivos, puedes crear una carpeta especial para guardar los archivos pendientes por revisar, subirla a la nube, y ocuparte de ello en otro momento.

Terminar con un montón de archivos inútiles o desordenados en la nube es todavía más frecuente cuando se realiza una sincronización con tu teléfono móvil, ya que darse a la tarea de clasificar por ejemplo tus fotografías o de borrar archivos duplicados, no es algo tan común.

Esto es normal, sobre todo porque el tamaño de la pantalla del teléfono móvil no resulta tan práctica para ocuparnos con este tipo de tareas, pero conviene deshacerte de elementos duplicados, según se recomendó más arriba.

Una vez teniendo tus archivos en la nube, será más fácil crear tus carpetas para ordenarlos en ellas. Idea un sistema que sea simple y práctico. Por ejemplo, si vas a fechar tus archivos, carpetas y subcarpetas, hazlo con la fecha invertida. Esto significa empezar por año, mes y día: 20180626. Así, cuando ordenes las carpetas alfabéticamente, quedarán dispuestas de la forma correcta.

A partir de ahora, procura guardar cada elemento en la carpeta que le corresponde desde un principio y así te evitarás muchos problemas en el futuro.

Almacena tus archivos de audio

Para los amantes de la música, la llegada de la nube ha sido un gran beneficio. Y es que tener un sitio donde almacenar toda tu colección sin riesgo a perderla y sin riesgo de saturar la memoria de tus dispositivos, es algo que habíamos esperado por mucho tiempo. Puedes sincronizar todas tus carpetas y playlists, guardarlas en la nube y tenerlas siempre a tu disposición.

Si eres un auténtico melómano, no te compliques descargando más apps de música y elige pCloud, pues este servicio de almacenamiento en la nube cuenta con un reproductor de audio integrado.

Crea carpetas públicas

¿Tienes información valiosa que quisieras que más personas pudieran disfrutar? Comparte tus archivos con usuarios de todo el mundo a través de carpetas públicas.

Esta función ha marcado a toda una generación entre los primeros usuarios de la nube durante la primera década del siglo XXI. Y es que en su momento, servicios como los desaparecidos Megaupload y RapidShare, permitieron lo que nunca antes: subir y descargar archivos de hasta 1 GB.

Los usuarios conocieron las ventajas de este servicio compartiendo todo tipo de archivos, entre libros, videos y álbumes completos de música. Crear carpetas públicas puede ayudar a encontrar, intercambiar y descargar todo tipo de información, aunque aconsejamos tener cuidado y evitar compartir archivos protegidos por derechos de autor.

Consejos finales

Si aún no estás utilizando un servicio de almacenamiento en la nube, te estás perdiendo de todas las ventajas que ofrece: respaldo de tu información, acceso a tus archivos desde cualquier dispositivo, posibilidad para compartir documentos, tranquilidad, ahorro, más espacio en tu disco duro y mayor productividad.

Hoy existe tanta oferta en el mercado, que hay un servicio ideal para cubrir tus necesidades, ya sea que requieras poco o mucho espacio para guardar y gestionar tus archivos o que desees altos niveles de seguridad para proteger tu información, es importante tomarte el tiempo y conocer las características de los diferentes paquetes de cada proveedor.

Si aún no estás muy convencido o no quieres invertir en un plan a largo plazo, te invitamos a probar un plan gratuito para que te familiarices con el sistema de almacenamiento en la nube. Verás que lo encontrarás tan cómodo y simple de usar, que te adaptarás fácilmente y pronto no concebirás la vida sin él.